de digitale sleutel naar dynamisch document- en kennisbeheer.

Pro-GRAM “Mission Statement”:

Eigentijds management van zorg- en bedrijfsprocessen vereist een hoge mate van transparantie en normalisatie. Het vastleggen van processen en procedures vormt hiervoor de basis. Meer dan voorheen zal dit een substantiële en voortdurende inspanning vragen in termen van aanmaak, review, beheer en publicatie van protocollen, richtlijnen en standaarden. Voor individuele zorginstellingen is dit nauwelijks te realiseren. Het is efficiënt om deze inspanningen met andere ziekenhuizen te plegen waarbij een basis geboden wordt voor de ontwikkeling van “ State of the Art” kwaliteitsdocumenten.

De Pro-GRAM organisatie:

Pro-GRAM BV is een initiatief van drie academische ziekenhuizen en werd in oktober 1998 opgericht. Naast de drie initiatiefnemers is Sopheon N.V. in 2000 toegetreden als aandeelhouder.

Pro-GRAM onderhoudt nauwe relaties met de academische ziekenhuizen Groningen (AZG), Amsterdam (AZVU) en Maastricht (azM) voor de ontwikkeling van de content. Sopheon N.V. is de ontwerper en leverancier van de software.

De doelstellingen van Pro-GRAM BV:

• verzamelen van kennis over processen in de gezondheidszorgorganisatie en het standaardiseren van de wijze waarop deze informatie wordt gedocumenteerd;
• faciliteren van een communicatienetwerk tussen professionals in de zorg, gericht op uitwisseling van richtlijnen, protocollen en procedures teneinde te komen tot het vaststellen van “State of the Art” documenten;
• ontwikkelen en implementeren van software (QualiFlow en TermFlow) teneinde het vastleggen, onderhouden en publiceren van kennis op de werkplek te realiseren;
• aanbieden van “State of the Art” kwaliteitsdocumenten en terminologie aan gezondheidszorginstellingen en de in dit domein werkzame maatschappelijke organisaties in het Nederlands taalgebied.
• In sublicentie verstrekken en onderhouden van de software aan gezondheids-zorginstellingen in het Nederlandse taalgebied.

Het Pro-GRAM-product:

Het Pro-GRAM-product bestaat uit de kennisdatabase, de software en diensten ter ondersteuning van de klant.

De kennisdatabase bestaat uit, met name door de drie voornoemde academische ziekenhuizen, aangeleverde zorggerelateerde kwaliteitsdocumenten en de inherent hieraan gekoppelde terminologie. Om deze kennis te kunnen ontsluiten en dynamisch te genereren wordt de hiervoor ontwikkelde software meegeleverd: QualiFlow en TermFlow. De klant beschikt hiermee over een van de meest geavanceerde document- en kennisbeheersystemen op dit moment.

Belang van het Pro-GRAM-product:

Optimalisatie zorg-, bedrijfs- en organisatiesturing. Organisatiebreed documentbeheer maakt de aanwezige kennis en processen transparant. Er ontstaat op deze manier een virtuele organisatie. Deze virtuele organisatie maakt het mogelijk om zorg-, bedrijfs- en organisatieprocessen te herontwerpen om deze verder te optimaliseren. Uitgaande van de omgevingsdynamiek van zorginstellingen zijn er een aantal vraagstukken die een structurering van de informatievastlegging noodzakelijk maken.

• Het Elektronisch geïntegreerd Patiënten Dossier
  • De ontwikkeling van het Elektronisch geïntegreerde Patiënten Dossier (EPD) betekent dat de nieuwe systemen beschikking moeten krijgen over de protocollen/procedures die in de verschillende medische interventies tijdens het leven van de patiënt van toepassing zijn geweest. Zowel bestaande als historische protocollen/procedures moeten in de naaste toekomst “onder de knop” aanwezig zijn in relatie tot het patiëntendossier. Op termijn is de koppeling tussen het EPD en de kennismanagementsystemen onontbeerlijk om de multidisciplinaire behandeling van de patiënt maximaal protocollair te kunnen ondersteunen.
    Het koppelen van het EPD aan de beschikbare kwaliteitsdocumenten maakt het mogelijk om op vervolgens een koppeling te leggen met kostensoorten. Deze Diagnose Behandel Combinaties/Diagnostic Related Groups maken het mogelijk om de budgettaire kaders integraal in beeld te brengen ter optimalisatie van de bedrijfssturing en het aanwenden van financiële middelen.
• Kwaliteitsborging
  • Steeds meer worden kwaliteitsborging en accreditatie van zorginstellingen gemeengoed. De diverse systemen vragen om goed gedocumenteerde procedures, gemaakt volgens een gestandaardiseerd stramien alsmede het beheer hiervan. Daarbij moeten alle documenten inhoudelijk consistent zijn qua terminologie en andere standaarden. Het Pro-GRAM – product ondersteunt zorginstellingen dan ook optimaal in hun streven naar continue kwaliteitsverbetering en accreditatie.
• Wettelijke aansprakelijkheid
  • De wettelijke aansprakelijkheid t.a.v. letselschade en het principe van de omgekeerde bewijslast stellen eisen aan de kwaliteit en de beschikbaarheid van kwaliteitshandboeken, procedures en protocollen.
• Budgettaire ontwikkelingen
  • De budgettaire kaders van de zorgsector staan al geruime tijd onder druk. Dit maakt het noodzakelijk dat er voortdurend een herijking plaatsvindt van de beschikbare middelen. Veel kosten gepaard gaande met het aanmaken, beheren en ontsluiten van zorggerelateerde kwaliteitsdocumenten, zijn niet transparant. Daarnaast worden de beschikbare middelen in dezen vaak niet efficiënt aangewend. Het Pro-GRAM-product ondersteunt daarentegen een effectief en efficiënt aanmaakproces, het beheer en de ontsluiting van de kwaliteitsdocumenten.
• Ontstaan van een “Knowledge Community”
  • Via standaardisatie en codificatie wordt de kennis en het professionalisme van ervaren medewerkers in de ziekenhuizen afgestemd. Hierdoor en door voortschrijdende globalisering ontstaat een Knowledge Community van mondiale omvang. Het Pro-GRAM product biedt ondersteuning bij de verspreiding van deze kennis op een gestructureerde en gecontroleerde manier.

De meerwaarde van het Pro-GRAM - product

• aanmaak en revisie van kwaliteitsdocumenten verloopt efficiënt;
• effectieve ontsluiting door elektronische publicatie via pc-netwerken, Intranet en Internet;
• de in zorgstellingen aanwezige kennis wordt transparant en vergelijkbaar;
• optimalisatie van informatie- en kennisoverdracht;
• de status van de inhoud wint aan kracht door “State of the Art” documenten of door verwijzing hiernaar;
• de inhoud is altijd actueel en beschikbaar op de plek van bestemming in de organisatie: bed, EPD, elders….
• eenduidig terminologiebeheer en gebruik.
• zoveel mogelijk harmonisatie van de praktijk, ook binnen de diverse zorginstellingen.
• één systeem voor alle organisatieprocessen;
• integratie in Ziekenhuis- en Patiëntenzorg Informatie Systemen;
• basis voor Elektronisch Patiëntendossier;
• een betere ondersteuning van de zorg-, bedrijfs- en organisatieprocessen;
• verhoogde juridische weerbaarheid en actualiteit via het gebruik van gestandaardiseerde protocollen van een consistente, hoge kwaliteit;
• het snel en doelmatig wegwerken van achterstanden betreffende lokaal documentbeheer;
• toekomstgericht.

Functionaliteiten van de software:

• Algemeen
  • QualiFlow onderscheidt zich duidelijk van conventionele applicaties waarmee documenten slechts kunnen worden gemaakt (bijvoorbeeld tekstverwerkers, tekenpakketten, DTP) of beheerd (document management systemen). Al deze systemen zijn statisch van karakter en leveren geen duurzame bijdrage aan dynamisch document- en kennisbeheer.
    QualiFlow biedt ook innovatieve functionaliteit op het gebied van schrijfondersteuning, taalondersteuning en een faciliteit voor een elektronische opslag van achtergrondinformatie, bovenop de gebruikelijke functionaliteit van softwarepakketten voor documentcreatie en documentmanagement.
• Werkstroomondersteuning
  • Ondersteuning van, bij het aanmaakproces uit te voeren taken,
  • Registratie van het team dat aan het document heeft gewerkt.
• Geavanceerde schrijfondersteuning
  • vaste structuren voor standaarden, protocollen en andere kwaliteitsdocumenten – alleen te wijzigen door de systeembeheerder;
  • toekennen van inhoudelijke trefwoorden aan elk te onderscheiden tekstdeel;
  • hulp bij het invullen van de diverse tekstdelen;
  • mogelijkheid tot uitwisseling van protocollen met andere (academische) ziekenhuizen en instellingen;
  • invoeren van diverse multimedia objecten (tekeningen, foto’s, video);
  • elektronische beschikbaarheid van wetsteksten, richtlijnen en inhoudelijke hulp tijdens het schrijven.
• Taalondersteuning
  • Geïntegreerde spelling-checkers en terminologie-checkers die de schrijver helpen om steeds de goede termen te gebruiken, elektronische woordenboeken (bijv. medische) en elektronische lijsten met specifieke termen en afkortingen;
  • Functionaliteit voor een terminologiemanager om de terminologie voor de samenwerkende ziekenhuizen te harmoniseren en te autoriseren, in een database op te slaan en eventueel om het gebruik van landelijke of internationale systemen (zoals SNOMED, UMLS, etc) binnen de deelnemende academische ziekenhuizen te coördineren.
• Verwijzingen
  • Verwijzingen aanbrengen en in de tekst markeren;
  • Omzetten van de verwijzingen in actieve hyperlinks naar interne en externe kennisbanken indien publicatie plaats vindt via bijvoorbeeld het Intranet.
• Trefwoordenbeheer
  • Gezamenlijk beheren van een zorggerelateerde trefwoordenlijsten.
• Versiebeheer
  • De versienummers van documenten kunnen automatisch worden gegenereerd;
  • De status van een document (concept, goedgekeurd, verouderd, enz.) wordt automatisch bijgehouden en kan door een bevoegde rol worden gewijzigd;
  • Oude “historische” documenten kunnen worden gevonden en eventueel aan patiënten dossiers worden gelinkt.
• Elektronisch archief (folder)
  • Behoud in elektronische vorm van alle achtergrondinformatie, correspondentie, aantekeningen, enz. die gebruikt werden tijdens het maken van een document;
  • Alle Windows-compatibele objecten (tekeningen, enz.) kunnen worden bewaard.
• Publicatie
  • De schrijvers van de documenten hoeven zich niet te bekommeren om de opmaak – QualiFlow regelt dit automatisch door stylesheets en output filters;
  • QualiFlow produceert RTF (richt text format) op basis waarvan een WP of Word document geproduceerd kan worden, evenals een HTML document (t.b.v. Intranet);
  • De doelgroepen die tot de documenten worden toegelaten, kunnen gedefinieerd en geactualiseerd worden.
• Managementinformatie
  • Door middel van de Management Informatie Module kan er informatie gegenereerd worden over de status waarin zich organisatiebreed de diverse kwaliteitsdocumenten in het aanmaakproces bevinden.
• Case-exchange
  • Om de uitwisselbaarheid van documenten en termen tussen de zorginstellingen die beschikken over het Pro-GRAM – product te ondersteunen, beschikt de software over een Case-exchange module.

De werkwijze:

De drie academische ziekenhuizen hebben samen met Sopheon N.V. de noodzakelijke software ontwikkeld en dragen zorg voor de aanmaak van de kwaliteitsdocumenten en bijbehorende terminologie.

De ziekenhuisorganisatie onderscheidt acht domeinen waarvoor een beperkt aantal documenttypen is gedefinieerd. Ieder documenttype is voorzien van zijn eigen aanmaakstramien.

De ontwikkeling van de inhoud is verdeeld over de drie academische centra die elk op hun beurt de documenten voorleggen aan minimaal één van hun partners. Na een verklaring van State of the Art wordt de inhoud opgenomen in de relationele Pro-GRAM database. Instellingen die aangesloten zijn bij Pro-GRAM kunnen de databank raadplegen via de software. De inhoud kan ongewijzigd van toepassing verklaard worden voor de eigen organisatie maar kan ook door eigen aanpassing deels op maat gesneden worden.

Geïnteresseerd? Voor een nadere toelichting van het Pro-GRAM concept en/of een demonstratie van de software kunt u zich wenden tot:

Pro-GRAM BV Telefoon: +31 (0)43 387 20 80
Postbus 5800 Fax : +31 (0)43 387 20 85
6202 AZ MAASTRICHT E-mail : office@pro-gram.demon.nl